Belegvorlagen · Druck & PDF
Eigenbeleg erstellen.
Wenn der Originalbeleg fehlt, dokumentierst du die Ausgabe mit einem Eigenbeleg. Formular ausfüllen, Vorschau prüfen, drucken oder als PDF speichern.
Wissen
Wann ein Eigenbeleg reicht
Jede Buchung braucht einen Beleg. Fehlt der Originalbeleg, kannst du die Ausgabe mit einem selbst ausgestellten Eigenbeleg (auch Ersatzbeleg) nachweisen. Das Finanzamt akzeptiert ihn als Ausnahme, wenn die Ausgabe glaubhaft und betrieblich veranlasst ist.
Typische Fälle
- Der Originalbeleg ist verloren gegangen oder unleserlich geworden.
- Es gibt keinen Beleg, etwa bei Parkscheinautomaten, Trinkgeld oder Münztelefonen.
- Kleine Barausgaben, bei denen der Empfänger keine Quittung ausstellt.
Was hineingehört
Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Datum der Ausgabe, Art der Ausgabe und betrieblicher Anlass, der Betrag, der Grund für den fehlenden Originalbeleg sowie Ort, Datum und deine Unterschrift. Leg weitere Nachweise wie Kontoauszug oder Terminkalender dazu, wenn vorhanden.
Grenzen
Aus einem Eigenbeleg kannst du keine Vorsteuer abziehen. Dafür brauchst du eine Rechnung des Leistenden. Wenn Eigenbelege sich häufen, wird das Finanzamt misstrauisch. Frag bei verlorenen Rechnungen am besten zuerst beim Aussteller nach einer Kopie.
Häufige Fragen
Fragen zum Eigenbeleg
Gibt es eine Höchstgrenze für Eigenbelege?
Eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht. Je höher der Betrag, desto genauer wird das Finanzamt nachfragen. Bei größeren Beträgen solltest du dir eine Rechnungskopie oder zumindest einen Zahlungsnachweis besorgen.
Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?
Ja. Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass die Angaben stimmen. Drucke den Beleg aus und unterschreibe ihn, oder speichere ihn als PDF und bewahre ihn mit deinen übrigen Belegen auf.
Wie lange muss ich einen Eigenbeleg aufbewahren?
Wie jeden Buchungsbeleg: seit 2025 acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist. Den genauen Termin berechnest du mit dem Rechner für Aufbewahrungsfristen.