Ratgeber · Lesezeit 8 Minuten
Belege digitalisieren: scannen, ablegen, Papier loswerden
Schuhkartons voller Kassenbons, verblasstes Thermopapier, Ordner, die acht Jahre im Keller stehen: Belege zu digitalisieren spart Platz und Nerven. Hier steht, wie du es richtig machst und wann du das Papier danach wegwerfen darfst.
Das Wichtigste in Kürze
- Papierbelege darfst du nach dem Scannen vernichten, wenn du die Regeln der GoBD zum „ersetzenden Scannen“ einhältst.
- Dazu gehören ein lesbarer, vollständiger Scan, eine unveränderbare Ablage und eine kurze Verfahrensdokumentation.
- Scannen per Smartphone ist ausdrücklich erlaubt.
- Elektronisch erhaltene Rechnungen wie PDF oder XRechnung musst du im Original elektronisch aufbewahren. Ein Ausdruck reicht nicht.
- Warum digitalisieren
- Was die GoBD verlangen
- Schritt für Schritt
- Dateinamen & Ablage
- Original vernichten?
- Für Privatpersonen
Warum Belege digitalisieren?
- Thermopapier verblasst. Kassenbons sind oft nach einem Jahr kaum noch lesbar, müssen aber acht Jahre aufbewahrt werden.
- Suchen statt blättern. Mit einem guten Dateinamen und Texterkennung findest du jeden Beleg in Sekunden.
- Weniger Papier. Acht bis zehn Jahre Belege füllen schnell ein Regal.
- Schneller buchen. Digitale Belege lassen sich direkt auslesen und in die Buchhaltung übernehmen.
Was die GoBD verlangen
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) erlauben das sogenannte ersetzende Scannen: Der Papierbeleg wird digitalisiert, und die digitale Fassung ersetzt das Original. Dafür müssen einige Bedingungen erfüllt sein:
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Bildliche Übereinstimmung | Der Scan zeigt den Beleg vollständig und unverändert. Zuschneiden und Kontrast verbessern ist in Ordnung, Inhalte entfernen nicht. |
| Lesbarkeit | Alle Angaben sind klar erkennbar. In Farbe scannen, wenn Farbe eine Bedeutung hat, etwa bei Stempeln oder Korrekturen. |
| Vollständigkeit | Alle Seiten und die Rückseite, wenn dort etwas steht. Kein Beleg geht verloren. |
| Unveränderbarkeit | Einmal abgelegt, darf die Datei nicht unbemerkt geändert werden. Zum Beispiel über ein Dokumentenmanagementsystem, Archiv mit Versionierung oder einen Buchhaltungsdienst. |
| Verfügbarkeit | Die Belege sind während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar und auffindbar. |
| Verfahrensdokumentation | Eine kurze Beschreibung: Wer scannt wann womit, wie wird kontrolliert, wo wird abgelegt, wann wird das Papier vernichtet. |
Die GoBD erlauben ausdrücklich auch die Erfassung mit mobilen Geräten wie dem Smartphone. Wer auf Nummer sicher gehen will, orientiert sich an der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des BSI. Pflicht ist sie nicht.
Schritt für Schritt: Beleg mit dem Handy scannen
- Zeitnah scannen. Am besten direkt nach dem Kauf, bevor das Thermopapier verblasst oder der Beleg verloren geht.
- Gut fotografieren. Beleg flach auf einen dunklen Untergrund legen, von oben fotografieren, Schatten vermeiden, den ganzen Beleg ins Bild nehmen.
- Zuschneiden und verbessern. Ränder entfernen, Perspektive entzerren, Kontrast erhöhen. Bei Kassenbons hilft ein Schwarzweiß-Filter.
- Als PDF speichern. Mehrseitige Belege in einer Datei zusammenfassen.
- Sinnvoll benennen und ablegen, siehe unten.
- Daten erfassen. Betrag, Datum und Steuer in die Buchhaltung übernehmen, am besten automatisch ausgelesen.
Dateinamen und Ablage
Ein einheitliches Schema spart später viel Sucherei. Bewährt hat sich:
JJJJ-MM-TT_Aussteller_Betrag.pdf, zum Beispiel 2026-09-19_Cafe-Hafenblick_27-40.pdf
Durch das Datum am Anfang sortieren sich die Dateien automatisch. Für die Ordner reicht meist Jahr → Monat oder Jahr → Kategorie (Einnahmen, Ausgaben, Bank). Wichtig: Sicherungskopie an einem zweiten Ort und ein Speicherort, an dem Dateien nicht versehentlich überschrieben werden.
Die Daten aus vielen Scans auf einmal liest Belege auslesen aus und erstellt daraus eine Excel-Tabelle.
Darf ich das Original vernichten?
Ja, wenn der Scan die Anforderungen oben erfüllt. Die GoBD sehen das Vernichten ausdrücklich vor. Ausnahmen:
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
- Dokumente, deren Originalform außersteuerlich wichtig ist, zum Beispiel notarielle Urkunden oder Unterlagen mit Beweisfunktion in einem Rechtsstreit.
- Wenn du dir unsicher bist, ob der Scan vollständig ist: erst prüfen, dann vernichten.
Die digitale Kopie musst du so lange aufbewahren wie das Original, bei Buchungsbelegen acht Jahre. Die genauen Termine berechnest du mit dem Rechner für Aufbewahrungsfristen.
Für Privatpersonen
Privat gelten die GoBD nicht. Das Finanzamt kann aber Belege zur Steuererklärung anfordern, und dafür reichen gut lesbare Scans in aller Regel aus. Rechnungen über Handwerkerarbeiten am eigenen Haus musst du zwei Jahre aufbewahren. Auch hier genügt eine lesbare digitale Kopie.
Häufige Fragen
Fragen zum Digitalisieren
Darf ich Belege mit dem Handy scannen?
Ja. Die GoBD erlauben die Erfassung mit mobilen Geräten ausdrücklich. Entscheidend ist, dass der Scan vollständig und gut lesbar ist und unveränderbar abgelegt wird.
Reicht es, Belege in einem normalen Ordner auf dem Computer zu speichern?
Für Privatpersonen meistens ja. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Dateien nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können, etwa mit einem Dokumentenmanagementsystem, einem Archiv mit Versionierung oder einer Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv.
Muss ich eine PDF-Rechnung aus der E-Mail ausdrucken?
Nein, im Gegenteil: Elektronisch erhaltene Rechnungen musst du elektronisch im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das Original.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Beschreibung, wie du mit Belegen umgehst: Wer scannt wann womit, wie wird geprüft, wo wird abgelegt, wann wird das Papier vernichtet. Für Kleinunternehmen genügen oft ein bis zwei Seiten.