Ratgeber · Lesezeit 6 Minuten
E-Rechnungspflicht: wer, was, ab wann
Seit 2025 ersetzt die E-Rechnung schrittweise die Papier- und PDF-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland. Hier sind alle Stufen, Ausnahmen und Formate im Überblick.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
- Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer beim Ausstellen.
- Eine reine PDF ist keine E-Rechnung. Erlaubt sind Formate nach EN 16931, etwa XRechnung und ZUGFeRD.
Die drei Stufen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ausstellen dürfen sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken. |
| 1.1.2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen. |
Die Regeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz, die Details hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland verbreitet sind:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, Standard bei öffentlichen Auftraggebern
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher): eine PDF, in der die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Eine normale PDF, ein Scan oder ein Foto einer Rechnung gilt dagegen als sonstige Rechnung. Andere elektronische Formate, zum Beispiel EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn sich die Daten in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa ärztliche Leistungen oder Vermietung, sind ebenfalls ausgenommen.
- Rechnungen an ausländische Unternehmen fallen nicht unter die deutsche Pflicht.
Empfang in der Praxis
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Du brauchst aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht und die Daten in die Buchhaltung übernimmt. Öffnest du eine XRechnung ohne passendes Programm, siehst du nur Code. Zum schnellen Anschauen und Prüfen reicht E-Rechnung prüfen im Browser.
Wer selbst Rechnungen schreibt, kann schon jetzt freiwillig E-Rechnungen ausstellen, mit E-Rechnung erstellen auch ohne Buchhaltungsprogramm.
Aufbewahrung
Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Du musst sie acht Jahre lang unverändert aufbewahren. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF genügt nicht. Bei ZUGFeRD ist die PDF mit eingebetteter XML-Datei aufzubewahren. Mehr zur digitalen Ablage im Artikel Belege digitalisieren.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit. Seit 2025 musst du aber E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und im Profil EN 16931 oder höher. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle nötigen Daten und gelten nicht als E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich 2028 noch PDF-Rechnungen schreibe?
Eine PDF-Rechnung erfüllt dann im inländischen B2B-Verkehr nicht die Rechnungsanforderungen. Das gefährdet vor allem den Vorsteuerabzug deiner Kunden, die deshalb auf E-Rechnungen bestehen werden.
Brauche ich eine spezielle Software?
Für den Empfang ein Programm, das E-Rechnungen anzeigen kann, für den Versand eines, das sie erzeugt. Viele Buchhaltungsprogramme können beides. Für Einzelfälle reichen kostenlose Werkzeuge wie die von beleg.org.