Ratgeber · Lesezeit 6 Minuten
Beleg, Quittung, Rechnung: die Unterschiede
Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet. Rechtlich und steuerlich meinen sie aber verschiedene Dinge. Hier steht, was welches Dokument beweist und wann es für die Steuer reicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Beleg ist der Oberbegriff für jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist.
- Eine Rechnung rechnet eine Leistung ab und ist Grundlage für den Vorsteuerabzug.
- Eine Quittung bestätigt, dass Geld empfangen wurde, meist bei Barzahlung.
- Ein Kontoauszug belegt die Zahlung, aber nicht, wofür bezahlt wurde.
Die Dokumente im Vergleich
| Dokument | Beweist | Grundlage | Vorsteuerabzug |
|---|---|---|---|
| Rechnung | Leistung und Forderung | § 14 UStG | Ja, bei allen Pflichtangaben |
| Kleinbetragsrechnung | Leistung bis 250 € | § 33 UStDV | Ja |
| Kassenbon | Verkauf an der Kasse | § 146a AO | Ja, bis 250 € als Kleinbetragsrechnung |
| Quittung | Empfang einer Zahlung | § 368 BGB | Nur mit Rechnungsangaben |
| Kontoauszug | Geldfluss | – | Nein |
| Kartenzahlungsbeleg | Zahlung per Karte | – | Nein |
| Eigenbeleg | Ausgabe ohne Fremdbeleg | GoBD | Nein |
Beleg: der Oberbegriff
Ein Beleg ist jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist. In der Buchhaltung unterscheidet man:
- Fremdbelege kommen von außen: Eingangsrechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Verträge.
- Eigenbelege erstellst du selbst: Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Entnahmebelege oder ein Ersatzbeleg für eine verlorene Quittung.
Für jede Buchung muss ein Beleg existieren, mehr dazu im Artikel Belegpflicht.
Rechnung: die Abrechnung einer Leistung
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Ob es „Rechnung“, „Abrechnung“ oder „Honorarnote“ heißt, spielt keine Rolle. Sie fordert in der Regel zur Zahlung auf und ist für Unternehmen die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dafür muss sie alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
Im inländischen B2B-Verkehr wird die Rechnung seit 2025 schrittweise zur E-Rechnung, einer strukturierten Datei im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Quittung: die Empfangsbestätigung
Eine Quittung ist ein schriftliches Empfangsbekenntnis (§ 368 BGB). Wer eine Zahlung erhält, muss auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Die Kosten dafür trägt die zahlende Person (§ 369 BGB). Die Quittung beweist, dass die Schuld beglichen ist. Wichtig ist das vor allem bei Barzahlungen, weil es sonst keinen Nachweis gibt.
Steuerlich ist eine Quittung erst dann eine Rechnung, wenn sie die Rechnungsangaben enthält, bis 250 € die einer Kleinbetragsrechnung. Eine Quittung mit Betrag in Worten und Umsatzsteuer erstellst du mit dem Werkzeug Quittung erstellen.
Kassenbon: Beleg aus der Kasse
Der Kassenbon wird von einem elektronischen Kassensystem erzeugt. Seit 2020 muss er zu jedem Verkauf ausgegeben werden (§ 146a AO) und enthält unter anderem die Daten der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Bis 250 € gilt ein Bon mit Name und Anschrift des Geschäfts, Datum, Waren, Bruttobetrag und Steuersatz als Kleinbetragsrechnung.
Kassenbons sind oft auf Thermopapier gedruckt, das nach einigen Monaten verblasst. Scanne sie deshalb möglichst früh.
Kontoauszug und Kartenbeleg
Ein Kontoauszug zeigt, dass Geld geflossen ist, an wen und wann. Was dafür geleistet wurde, zeigt er nicht. Als alleiniger Beleg genügt er deshalb nur in Ausnahmen, etwa für Bankgebühren oder Spenden bis 300 €. Für Betriebsausgaben brauchst du zusätzlich die Rechnung. Dasselbe gilt für den Kartenzahlungsbeleg aus dem Terminal.
Häufige Fragen
Fragen zu Beleg und Quittung
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Die Rechnung rechnet eine Leistung ab, die Quittung bestätigt den Empfang der Zahlung. Ein Dokument kann aber beides sein, zum Beispiel ein Kassenbon, der gleichzeitig Kleinbetragsrechnung und Zahlungsbestätigung ist.
Kann ich eine Quittung verlangen?
Ja. Nach § 368 BGB muss die Person, die eine Zahlung erhält, auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Die Kosten dafür trägt die zahlende Person.
Reicht ein Kontoauszug für die Steuererklärung?
Für Spenden bis 300 € ja. Für Betriebsausgaben, Werbungskosten oder Handwerkerleistungen brauchst du zusätzlich die Rechnung. Der Kontoauszug belegt dann die unbare Zahlung.
Was ist ein Beleg im Sinne der Buchhaltung?
Jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist und die Grundlage einer Buchung ist: Rechnungen, Bons, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und selbst erstellte Eigenbelege.