Belegpflicht: Wann du einen Beleg brauchst

Der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg

Die Belegpflicht ist kein einzelner Paragraf, sondern ein Grundprinzip ordnungsgemäßer Buchführung. Handelsgesetzbuch (§§ 238 ff. HGB), Abgabenordnung (§§ 145 ff. AO) und die Verwaltungsvorschrift GoBD verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar belegt ist. Ein sachverständiger Dritter muss anhand der Belege jeden Vorgang von seiner Entstehung bis zur Buchung verfolgen können.

Ein Beleg ist dabei jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist: Rechnungen, Kassenbons, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge, Lohnabrechnungen oder selbst erstellte Eigenbelege. Welche Unterschiede es zwischen diesen Dokumenten gibt, erklärt der Artikel Beleg, Quittung, Rechnung.

Wer betroffen ist

Die Belegpflicht gilt für alle, die Gewinne ermitteln müssen, unabhängig von der Rechtsform:

• Bilanzierende: Kaufleute nach HGB sowie Gewerbetreibende, die die Grenzen des § 141 AO überschreiten (seit 2024: mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr).
• Einnahmen-Überschuss-Rechner: Freiberufler, Kleingewerbe und Kleinunternehmer. Auch wer keine Bücher führen muss, muss Einnahmen und Ausgaben belegen können.

Belege müssen geordnet aufbewahrt werden, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre lang. Wann welche Unterlagen vernichtet werden dürfen, zeigt der Rechner für Aufbewahrungsfristen.

Belegausgabepflicht an der Kasse

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO): Wer Verkäufe mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem, also einer Registrierkasse oder einem Kassensystem mit TSE, erfasst, muss für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und der Kundin oder dem Kunden anbieten. Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden, etwa per QR-Code oder E-Mail, wenn die Person zustimmt.

Auf einem Kassenbeleg müssen unter anderem stehen (§ 6 KassenSichV):

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Vorgangs
• Menge und Art der verkauften Waren oder Leistungen
• Transaktionsnummer und Seriennummer des Kassensystems bzw. der TSE
• Entgelt und Steuerbetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen

Kundinnen und Kunden müssen den Bon nicht mitnehmen. Wer ausschließlich an unbekannte Personen verkauft, kann sich vom Finanzamt auf Antrag von der Ausgabepflicht befreien lassen (§ 148 AO). Für eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System gilt die Belegausgabepflicht nicht.

Rechnungspflicht: was auf eine Rechnung gehört

Erbringst du eine Leistung an ein anderes Unternehmen, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Seit 2025 muss diese Rechnung im inländischen B2B-Verkehr schrittweise eine E-Rechnung sein. Mehr dazu im Artikel zur E-Rechnungspflicht. Die Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG):

Eine Rechnung mit allen Angaben erstellst du mit E-Rechnung erstellen. Eingehende E-Rechnungen prüfst du mit E-Rechnung prüfen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Beträge bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Es genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung)

Name des Empfängers, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht nötig. Die meisten Kassenbons erfüllen diese Anforderungen, und aus ihnen kannst du die Vorsteuer abziehen. Kleinbetragsrechnungen sind auch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Wenn der Beleg fehlt

Beleg verloren, Automat ohne Quittung, Trinkgeld: Dann darfst du einen Eigenbeleg erstellen. Er enthält Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Anlass und den Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt, und wird von dir unterschrieben. Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege als Ausnahme, wenn die Ausgabe glaubhaft ist. Einen Vorsteuerabzug erlauben sie nicht.

Fehlen Belege systematisch, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Das fällt selten zu deinen Gunsten aus.

Und als Privatperson?

Für Privatleute gibt es keine allgemeine Belegpflicht. Wer Kosten in der Steuererklärung geltend macht, muss sie aber auf Nachfrage nachweisen können. Belege werden seit 2017 nicht mehr automatisch eingereicht, sondern nur noch auf Anforderung vorgelegt. Wichtig sind vor allem:

• Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a EStG): Du brauchst eine Rechnung und musst unbar gezahlt haben. Barzahlungen werden nicht anerkannt.
• Rechnungen für Arbeiten am Grundstück musst du zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG).
• Spenden bis 300 € weist du vereinfacht mit Kontoauszug oder Buchungsbestätigung nach. Darüber brauchst du eine Zuwendungsbestätigung.

Praktisch ist es, Belege direkt nach dem Kauf zu scannen. Wie das geht, erklärt Belege digitalisieren.